让距离感消失

让分布式团队释放出潜能

如今，团队合作要比以往难得多。就在不太遥远的过去，团队成员只要安排一个会议，大家聚集到会议室里，就能一起解决问题 —— 至少尝试解决问题。这不是一个完美的流程，但至少一点也不复杂。

如今，企业所面临的问题更为棘手，利害关系也更重。有时候，解决这些问题的最佳人选都在一个地点办公，但大多数时候不是。今天对员工新提出的技能要求是能够跨越不同的地点、时区和国家顺利开展工作。员工需要在跨职能、跨文化、跨组织的分布式团队合作中表现得游刃有余。

随便找个分布式团队的成员问一下，他们就会告诉你这个工作不好做。即便是在同一个地点协作办公的团队，对他们的要求也变得更高了：基本的期望就是更快速、更智能、更创新。想想和与你稔熟已久、一直并肩作战的团队成员（你可以看见他们、听见他们、理解他们，工作内容就在大家手边）协作已经挺难的了。现在要和远程办公的同事（一些人你从未见过；一些人你并不十分了解；一些人为了协作不得不工作到深夜，而你也不得不一早来到办公室，其实你很想再睡一会）一起协作办公，会是怎样一个情形?

然而，分布式办公不只是一个需要克服的障碍；事实上它也是企业内部催化变革的强大力量。

欢迎来到分布式团队的世界——这俨然已经成为了最新工作的常态。在当今的经济格局下，企业不能允许距离阻碍阻挡有效合作。他们需要集结最好的人才来解决棘手的问题，因此要求这些人坐在同一个地点办公无疑会限制公司在为项目召集到所需要技能和经验的人才。

然而，分布式办公不只是一个需要克服的障碍；事实上它也是企业内部催化变革的强大力量。分布式团队可以消除冗余，通过在人才密集的地方建立卫星办公点来拓展企业的竞争力。有些企业把分布式办公简单理解为加快项目进程的一种方式，好让项目日以继夜地开展；然而更大的机会在于充分利用企业的范围和规模。想要做到这一点，企业需要找到消除距离的方式。

“存在感差异”的问题所在

随着分布式团队越来越普及，他们所面临的挑战也愈发显著。达特茅斯大学和马里兰大学商学院的研究员开展了一项针对70个全球团队的研究，并在麻省理工学院斯隆管理评论中报道。研究表明几乎没有一个全球分布式团队给他们的表现评以高分。布兰德曼大学受邀对135家财富500强企业进行的一项调研也得出了相似的结论：借助虚拟平台进行的团队协作被视为“不可避免的麻烦”而非“增值举措”。IBM《工作超越国界之研究》表明：团队每天依靠联通技术进行协作，但是大多数高管都承认让他们的团队在虚拟平台上高效联通并不顺利。

Steelcase研究员对分布式团队进行了研究，发现常常困扰他们的问题是“存在感差异”。这个词很少有人听到过，但大多数都体会过。我们都知道亲自出席一个会议的感受。但是当我们远程加入一个会议时，和在同一个房间里的人的体验并不一样。这种体验不仅仅不同，有时候还非常糟糕。

“存在感差异”绝对不是小题大做。它很可能削弱一个多元化、分布式的团队能为企业带来的益处，并且影响他们的工作效率。如果“存在感差异”的现实问题不能得以解决，协作体验可能变得令人烦恼，参与者会在身体上、精神上、心理上都倍感压力。与此同时，工作的节奏在不断加快，人们往往觉得自己处于“存在感交织”的工作模式中——他们物理上身处在一场对话中，但同时又在虚拟的平台上利用各种科技工具（短信、即时通讯、BBS、邮件等）参与在一个或多个对话中。干扰无处不在，工作流程遇到瓶颈和误会，误解和冲突不断升级。紧接着是混乱和挫败感而至的，是工作流程的减缓乃至处于完全脱轨的工作状态。

你一定经历过存在感差异，如果你是远程办公的话，并且：

就你一个人在电话上，你的团队忘记了你的存在。

团队正在白板前“头脑风暴”，他们讨论的内容你看不到。

房间里的人语速很快，而且是在彼此商讨，他们的对话听起来像即兴讨论一样。

电话或视频的连线时好时坏，老是掉线，打断了话题。

你的团队伙伴所发起的会议发生在他们的工作时段内，而你必须晚归或早到才能参加。

你在电话上表达了自己的观点，房间里所有人都沉默了。他们是对你的想法表示惊叹还是在思索？

你老是觉得“真正”的会议在你下线了以后才开始。

另一方面，你也可能经历存在感差异，即使你和大伙儿一块儿在房间里，并且：

在电话那头的人没有意识到他在会议上吃薯片（或者在机场里走动，或者听到他的狗在吠叫，或…….）已经让大家都分心了。

你出现在视频上，突然意识到摄像头直接对着你的鼻子，光线让你看起来老了10岁。

视频会议的屏幕很大，另一头的人看起来巨大无比，像一个“老大”在监视你。

你尝试用移动设备上的视频工具（你和家人聊天也用它），因此不得不紧挨着团队伙伴就坐，好让大家都出现在镜头前，尽管这样挤着很不舒服。

办公室里的全套正式视频会议系统看起来像联合国开大会一样，你觉得自己坐得很僵硬，老是担心头发有没有翘起来。

你已经在白板上画了几分钟了，才发现摄像头还对着桌子。另一头的团队成员完全不知道你在说什么。

“和移动设备不同，大型技术设备发挥作用的关键在于它在空间里所处的位置和方式。”

DAVID WOOLFSTEELCASE集成科技产品 总经理

视频工具来支援？

在弥合存在感差异的探索中，企业意识到视频拥有解决分布式团队面临的一系列挑战的潜能，因此大大增强了视频的使用率。思科（Cisco）预测2018年视频将占到互联网IP流量的80%（2013年达到66%），随着越来越多的企业接受视频工具，将进一步推动这块业务的成长。

一些团队会使用为个人通信设计的技术工具，这些工具通常安装在智能电话、平板电脑和笔记本电脑里，可能对某些互动起到积极作用，但也会造成一系列令人尴尬或挫败的时刻。根据视频和语音会议系统的主流提供商Polycom在近期进行的一次调研：远程协作最大的障碍是糟糕的音频和视频的质量，其次是分享内容很困难。这些挑战在使用小型或移动设备时更为突出。

为了帮助员工互联，若干个针对商业环境中的视频及内容分享的软件解决方案应运而生。它们能很好地满足一部分需求，但也受到规模的限制：一次无法接入多个参与者（如，最多只能接入6个人），内容分享则仅限于主机上的内容。捕捉白板或房间里其他位置上的内容非常笨拙、时好时坏，无法成为一个理想选择。

随着需求规模越来越大，企业相比以往更加依赖视频会议或网真技术 (Telepresence)。Infonetics 研究公司表示，2013年后期，对视频能力的企业级需求“前所未有地高涨”，然而增长速率仅保持在5%左右，那是因为企业刚开始在办公空间内采纳这些大型解决方案，他们仍然在大型和小型视频会议选项中反复斟酌。大型解决方案的业务增长将在未来提速。

因为大型视频会议系统对物理环境有重大影响，企业需要理解如何在他们的办公空间里优化此项技术。如果执行不到位，技术可能，无法发挥其应有的作用，让这个解决方案显得又贵又不讨好。

“是的，你可以把视频会议系统塞到某个房间的某个角落里，技术上是行得通的，” Steelcase技术集成总经理David Woolf说道。“但是它可能无法给企业带来足够大的影响。和移动设备不同，大型技术设备发挥作用的关键在于它在空间里所处的位置和方式。”

为何选择视频会议?

^{2014FuzeBox 调研}

视频会议的重要益处

^{美国Wainhouse调研和Polycom问卷}

目光接触的能量

相比其他媒介，视频技术能提供更为丰富的内容。作为一个通讯工具，其大部分作用来自于“目光接触”。如伦敦大学大脑和认知发展中心等研究所的科学家们正在证实：无论是从生物学还是文化的角度，目光接触是人际联系的基础。针对感知并回应社交暗示的神经认知机制的相关研究表明：看见他人会激活大脑中被称为“镜像神经元”这个特定部位，它在面对面的沟通中反应最为强烈，在视频接触中反应稍弱。镜像神经元让我们可以“读”出他人的意图，从而促进相互理解和同理心。西北大学的一项研究也对此做出了验证：医生和病患之间的目光接触能带来更好的治疗结果。康奈尔大学进行的另一项研究表明：即使是一副画，上面有一双注视着你的眼睛，也会对人际互动产生影响。

随着视频会议成为日常工作行为，创造能支持视频会议的空间显得尤为重要。TeamStudio™ 是一个全套房间解决方案，专为分布式团队设计，模拟出仿佛共处一室的体验。

对于由不同国家和文化的人所组成的分布式团队而言，视觉层面的联系尤为重要。“相比西方文化，尽管亚洲人在社交文化中会更快地回避他人的目光，但是所有文化背景下的人们都渴望目光接触，并会对此做出明显的回应，从而让沟通体验更丰富，更容易建立互信。” 拥有环境心理学高等学历的Steelcase WorkSpace Futures 研究员Beatriz Arantes说道。

视觉线索能瓦解全球团队之间的语言障碍。不同的口音、方言和语义可能造成对某些词语和短语的理解困难。如果此时能看见对方眼中的困扰，您可以立刻从视觉线索中发现别人没有理解您，此时您可以重新再表达一遍，或者询问对方的看法。这样一来，大家都能成为更好的沟通者，并且对文化差异更为敏感。

但是，视频会议并没有解决所有这些问题。例如，据发表在《管理决策Management Decision》杂志中的一篇近期研究表明：在工作面试中越来越多地使用视频会议无论对雇主还是应聘者都带来了很多不利因素。通过视频进行面试的应聘者通常得分更低，被雇佣的可能性也更小。同时，应聘者也表示面试方表现得缺乏吸引力和风度，不值得信赖，显得不那么称职。

“对于分布式团队而言，设计目标应该确立在消除不集中带来的距离感上。”

我们在视频上的呈现也是应用的一大难题，糟糕的光线和摄像头角度让一些人对上镜充满了恐惧。Steelcase的研究指出58%的员工觉得自己在镜头前显得苍白疲惫，这并非虚荣心作祟，而的的确确是一种干扰。72%的人会留意自己在镜头里的形象，这会分散他们的注意力，让他们的行为和镜头外相比显得不自然，这对他们的投入程度都会造成影响。

据Steelcase研究员 Ritu Rajaj所说：如果环境的设计不够人性化，人在镜头上的行为会显得不够自然。Ritu对在分布式团队合作中使用视频的员工进行了研究。“我们发现人们在网真会议中会表现得过于生硬或拘谨。他们正襟危坐，仿佛自己是电视新闻播报员，并且不愿意活动，”她解释道。研究人员还指出，人们在视频会议中很难做到目光接触，因为他们会不自觉地看着屏幕，而不是摄像头。如果摄像头的角度没有得到精心调试，会造成画面上人们没有看着你的印象。很多视频会议室的设计都倾向于照顾坐姿，人们为了不跑出镜头，就不能在房间里四下走动，因此在白板上画图或做笔记并不切实可行。

视频会议：企业案例

除了视频会议给人际互动带来的利弊，还有其他企业所考虑的因素。公司通常首先把视频会议当作削减差旅费用的方式，其实其他好处也正在逐渐显现。Polycom的研究表明：绝大多数人会将提高效率和生产效用列为首要益处（94%）。其它公认的好处还包括：讨论更有成效（88%）以及决策更快了（87%），这和削减差旅成本（87%）的认可度不相上下。超过一半的受访者预计：视频将在2016年前取代电子邮件和电话会议，成为他们更倾向的协作工具。

“真实的业务需求才是驱动视频会议发展的动力，”Polycom行业解决方案总监John Paul Williams说道。他见证了视频使用率的急剧增长，尤其在产品开发领域。Williams说，企业正在使用视频来分享复杂精细的设计、模型和结构化分析，并实时进行设计评议，这就需要视频画面一定是优质的，并且尺寸足够大，可以看到其中的很多细节。对于这些业务情景，速度是紧迫的，容错的空间很小，因此在移动设备上开展简单快速的交谈并不是理想的方式。

研究还指出视频会议的另一个好处是它治愈了多任务处理的顽疾。2014年FuzeBox（现Fuze）对2,000多名员工进行了一项调研，指出只有4%的人在视频会议上处理多任务，而在电话会议上，57%的人都会一心多用。当企业认识到电话正在成为完成工作的障碍，并发现视频会议的价值时，一定会激发出一场全新的势态。

“在视频会议的早期发展阶段，大家关注的是可以看见并听见对方。而现在呢，内容是关键。” John说道。

实时分享内容

尽管每项新技术都有其独特的优点，但是单纯地纳入某项技术而不考虑它对空间和行为的影响则注定会失败。

关于空间能如何通过主观的设计而提升创新，并瓦解分布式团队同事之间的距离感，Steelcase最新的研究为大家带来了突破性洞察。研究人员和设计师通过对团队行为进行研究，开发出产品和空间的设计概念，并建立了试验空间在真实的条件下验证他们的想法。这些空间被称为行为原型，最终引领我们设计出了应用在Steelcase最新揭幕的创新中心及等其他空间的解决方案。

他们发现相比视频技术刚被推出时，如今对于视频的需求要高出很多。在视频会议的早期发展阶段，大家关注的是可以看见并听见对方。而现在呢，内容为王。分布式团队需要对于各种数字和传统形式的内容进行分享和互动。事实上，在分布式协作的环境中，内容分享在一个有效的视频会议体验中至少占到50%，Polycom公司的William说道。

Steelcase的专家对此表示赞同。“我们正在探索的问题不再局限于帮助人们互相看见听见，”Woolf说道。“分布式协作的同事如何能实时地成为彼此内容中的一部分？我们如何能模拟共处一室的实时感受？这对体验民主化有什么意义?”

“分享同一个物理空间的团队在解决问题、任务协调、评估和学习方面的生产效用能够大大提高，”Steelcase对全球团队进行研究的Patricia Kammer说道。“集中在一处的团队能快速认识大家，自发地互动。他们可以活在自己的内容里——这在空间内部是连绵反复的。而对于分布式团队而言，设计目标应该保持在消除非集中带来的距离感。这意味着要尽可能弥合存在感的不平等，尽可能将物理和虚拟体验融为一体，这样一来，即使他们物理上不在一个房间里，也可以有同样水平的表现。”

有时候视频会议的效果不尽如人意的原因在于许多企业没有意识到对空间和视频体验进行设计的必要性——模拟出大家共处一室的体验。Polycom指出：会议室是视频会议最常被应用的环境（79%）。然而，典型的会议室里通常摆放了长桌，让人际互动变得困难重重，并非视频会议的理想之所。人们在长桌边上会陷入正襟危坐的姿势，无法让每个人都出现在镜头内。通常情况下，会议室里只有一个屏幕，分享数字内容就很难。声音接入并不平均，因为这取决于这个人坐的位置。此外，受限于摄像头角度和有限的空间大小，当有人站起来或者四下走动时，对于会议都是破坏性的。

在俄勒冈州波特兰市的Steelcase全新创新工作室中的media:scape®协作环境设置，让在里面工作的人们和分布在世界各地的团队伙伴保持互联。

其中一个挑战是认识到采取不同的形式的协作，也需要不同的空间。为了创造良好的体验，企业需要针对三种不同形式的协作进行思考。

信息型协作

分享信息、协调任务。它发生的时间段通常较短——30分钟到1个小时，目的在于让团队成员都了解最新动态。在这种协作形式中，看见并听见彼此和分享内容同样关键。

评估型协作

对各个选项进行斟酌并做出决定，这种协作形式需要团队成员能对多个源头的内容进行评议，并进行民主而且热烈的讨论与争辩。

生产型协作

结合知识、解决问题和创新。这个过程通常会花费几天甚至几个月的时间。作为最复杂的一种协作形式，它需要非常全面的设计解决方案，便于人们建立信任、舒适互动，在别人的想法上继续添砖加瓦。此外，这个解决方案还需要让人在房间里能自然地四下走动，在更长的时间内保持投入的状态。

如果团队是分布式的，考虑彼此双方的体验尤为关键。每个地方的设计都应该为分享数字和传统内容做考虑。

基于Steelcase的研究，我们专为分布式办公设计了空间，在协作前、中、后各个阶段都能支持团队成员。在这个空间里，人们可以收集并排列信息，可以根据会议的长度按照自己的需要随意变换姿势。灯光、摄像头和麦克风的放置位置都经过在原型空间里反复试错后才最终确定。处理不同类型工作的团队规模也不尽相同，针对这些情景，media:scape®系列解决方案能相应地提供各种有效的环境布局。media:scape的设计初衷就是让分享内容在视频会议或者共处一室的团队之间变得简单。它让人们能很方便地将自己的设备连上屏幕——通过一个物理连接器或者新推出的虚拟APP。这样一来，跨地区分享数字内容就变得和共处一室的成员分享一样简单，这无疑是一大优势。

例如，TeamStudio™ 是一个全套房间解决方案，专为生成型协作的分布式团队设计。虽然它看起来和典型的会议室差不多大小，但它们的相似点仅限于此。TeamStudio里没有长桌，取而代之的是两张相邻的桌子，其形状专为视频会议而设计 —— 鼓励人们四下走动，并营造了一个便于房间里任何人走上去的“中央舞台”。摄像头的摆放优化了包容性视线，确保远程参与的成员不仅能看见团队成员，也能看清白板上的内容。凭借media:scape ，双方分享数字内容变得简单便捷。

显示屏加载在V.I.A.®墙上，它的尺寸和位置经过精心设计，让分布式团队能自然地出现在“桌对面”。此外，V.I.A. 墙上还有LED光带，角度恰到好处，既能填补阴影，又将光反射离开墙面。V.I.A.卓越的音响效果将团队的讨论声保持在房间内，并将噪音挡在外面，由此减少干扰。

其他解决方案：media:scape可以和FrameOne® 长桌相结合，在有限的空间里为多至8人的团队创造一个协作式环境。员工可以经常在独立办公和小组合作之间切换状态，方便地找到需要的人和工具，对信息进行评估，并快速地做出决定。有些员工需要频繁地和其它地点的团队成员进行自发的交流，对于他们而言，这是一个理想的“虫洞”环境——视频始终保持连接状态，无法再预约会议或打电话，抬起头就能交谈。团队成员无论是在桌子对面还是地球对面，也无论哪个时间段，沟通并解决问题是那么自然而然、应对自如。

有个要点要时刻记得：团队并不需要时刻都在协作的状态中。他们往往先聚到一起，然后解散，各自完成子任务，接着再聚到一起。这样的过程通常有他们的节奏和模式，在团队的整个生命周期里不断循环往复。因此，当这样一个团队分布在各个地点时，就要复制这种仿佛共处一室的体验，1对1或者2对2交流的视频会议就变得尤为关键。media:scape kiosk™ 针对坐高和站高提供最优的屏幕尺寸和摄像头距离，能很好地满足这些需求。

距离不应当成为成为任何在当今商业环境里渴望创新、无畏竞争的企业的障碍。

技术集成在Steelcase产品开发方面扮演着重要角色，我们最新的分布式团队空间位于俄勒冈州波特兰市，是一个欣欣向荣的技术中心。

波特兰市的工作室里有14名员工。尽管空间不大，但支持各种活动的环境选择却应有尽有，无论是分布式办公还是非正式的并肩协作，都能找到匹配的空间。视频会议有两种环境设置，大多数在波特兰工作室的员工大部分时间都在视频上，和位于德国、密歇根、佐治亚的团队成员进行协作。作为一个分布式团队，他们拥有完备的技术支持，能“成为内容的一部分”，从头脑风暴到预算分配，事无巨细，都能跨地区开展紧密的互动。Woolf说道。Woolf是波特兰工作室项目的负责人，目前在波特兰市工作。

“距离不应当成为我们团队的障碍，也不应当成为任何在当今商业环境里渴望创新、无畏竞争的企业的障碍，”他说道。“这个空间对我们来说是一个巨大的成功。除了能有效地帮助我们开展集中式工作，还帮助我们在全球范围内跨地区进行协作。它关乎规模效率，让行家里手汇聚到一起。它也关乎跨越距离建立个人纽带和信任，满足社交需求，这对于初创团队而言至关重要。总而言之，技术和空间的集成以一种非常积极的方式强化了敬业度。”

融入现实的视角

在一个分布式团队中工作无疑是一种挑战。不同的语言、时区和文化往往都是障碍。此外，虽然技术让人彼此互联，但技术也造成了自己的问题——尤其是存在感的不平等，一种割裂式的“我们和他们”（相对“我们”）会很快对团队造成破坏，即使是一个所有人都心怀善意的分布式团队也不例外。

然而，这样的情形可以不必发生。分布式团队也可以成为高绩效团队。但是不考虑物理环境是不可能解决距离感问题的，也许这听起来有些出人意料。即使团队以虚拟的形式进行互动，他们的办公场所如何设计对此有巨大的作用。

“我们都知道，如今的分布式团队要获得成功，需要让知识和想法能自由地流动，” Kammer说道。“在物理学里，流动性是在外加应力的作用下存在不断变化的形态。同样地，团队需要能帮助他们保持复原力和适应力的空间，能让他们随着市场的快速变化迅速转变工作方式。”

尤其对于进行生成型协作的团队，借助media:scape kiosk进行的 1对1 的视频会议能支持成员在小组讨论的间歇专心解决具体问题。

亦如单纯凭借技术无法让分布式团队感觉更紧密，单纯地凭借物理空间也不行。但是当两者结合到一起时——基于对人们需求的深入理解，将技术有的放矢地整合入办公空间——则有可能大大弥合距离的差距。

没有什么可以替代亲自参与的体验，至少当下还不行。然而，当合适的技术以合适的方式接入办公场所时，我们为分布式团队获得成功铺好了前路，让他们可以建立信任，传递知识，综合想法，最终开发出许多企业都渴求的突破性解决方案。

为分布式团队设计的六大考量

理解分布式团队的压力能让您理解设计的机会点。Steelcase对于分布式团队的研究所得出的洞察引领我们得出这些概念：

1.认真考虑摄像头和麦克风的放置位置。设计布局要让所有用户都可以出现在镜头内，并可以被清晰地听见。考虑采用多屏，让用户可以同时看见对方和分享的内容，确保人们可以自由走动却不跑出镜头，也不会打断互动的进程。

2. 创建让人们在小组合作和私密工作之间自由转换的分区空间。协作团队中的员工在一天当中要不断地在这些模式之间来回切换。房间里的玻璃墙既能隔音又能让人保持视觉接触。紧挨着团队空间的飞地让团队成员无需走远就能有暂时抽离的个人空间。

3. 设计鼓励四下活动并且经常变化姿势的环境，让员工保持体力充沛、全情投入。高脚凳高度的桌子鼓励人们站着工作，并保持在镜头内；或者作为转换空间，让人准备回到会议中去。带有视频会议的休闲区设计是鼓励活动和不拘的另一种有效方式。

4. 充分考虑双方的体验。为所有地点提供相似的环境，配备相同等级的工具和技术控制。接入足够的展示面，包括传统的和数字的，帮助分布式团队达成共识。

5. 思考空间能如何帮助人们建立信任。例如，在团队房间之外，一个“虫洞”——一个始终保持联通的实时视频系统仿佛两个地点之间的一扇窗户——随着人们进进出出，促进社交对话。

6. 考虑不同规模的团队会采取不同的视频会议交流形式。无论时1对1 的互动、两两合作、还是子任务协作，这和整个团队的合作一样重要。尽可能在空间里多规划一些选择——紧邻团队空间的视频会议小站、位于其中安静的角落、甚至是移动解决方案——充分利用办公室物业，鼓励大家使用科技工具。

深入了解

如果你想更深入地去了解这项由我们本文中所提到的思想领袖完成的颇具洞见和趣味的研究，请从以下资源列表中获取：

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